Politique de confidentialité B2C
1. Introduction
Brussels Expo apprécie votre intérêt pour ses produits, services et son site internet. Nous tenons à ce que vous sachiez comment nous collectons, traitons et conservons vos données à caractère personnel, ce que nous tâchons de faire dans le respect de vos droits. Nous souhaitons également que vous soyez informés de ces droits. Pour cela, nous vous invitons à lire attentivement la présente politique de confidentialité. Si vous avez une question sur le traitement de vos données, nous vous invitons à nous contacter via l’adresse [email protected]
2. Quel est le cadre légal en la matière ?
Bien que tendant à offrir des garanties dépassant le cadre légal applicable en la matière, nous avons pris des mesures organisationnelles et techniques en vue de se conformer aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27/04/2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « RGPD »).
3. Quelles notions vous seront utiles à la compréhension de cette politique ?
- Personne concernée : personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement par une information. Il s’agit de la personne dont les données à caractère personnel sont collectées et traitées par le responsable du traitement ou pour son compte. En l’occurrence, il s’agit de toute personne physique dont les données à caractère personnel nous traitons : nos visiteurs, les personnes qui complètent des formulaires de contact sur l’un de nos sites internet, les personnes qui achètent un billet pour un évènement organisé sur notre site ou un ticket de parking, toute autre personne dont les données à caractère personnel nous sont communiquées, etc.
- Donnée à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (= la personne concernée). Cette définition est large puisqu’une donnée est considérée comme personnelle dès lors qu’elle permet d’identifier directement (nom, prénom, photo…) ou indirectement (adresse e-mail, numéro de client, numéro d’employé, etc.) une personne physique. Lorsqu’il est fait référence aux « données » dans la présente politique de confidentialité, nous visons des données à caractère personnel.
- Traitement : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel. Ici également, la définition est large. Toute manipulation de données à caractère personnel constitue un traitement : collecte, consultation, conservation, envoi, modification, effacement, etc.
- Responsable du traitement : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel. Il s’agit de la personne qui décide de la raison pour laquelle vos données sont collectées et traitées. Il s’agit de votre interlocuteur et de la personne qui sera tenue responsable du respect des normes en vigueur en matière de protection des données.
- Sous-traitant : personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Le sous-traitant ne décide pas de la raison pour laquelle un traitement est réalisé, il l’exécute pour un responsable du traitement.
4. Qui sommes-nous ?
L’ASBL Parc des Expositions de Bruxelles, en abrégé « Brussels Expo » a son siège social à B-1020 Bruxelles, Place de Belgique 1. TVA : BE 0406.655.573.
Chaque personne ou entité qui traite des données à caractère personnel doit déterminer si elle traite ces données en qualité de responsable du traitement ou de sous-traitant. Cette distinction a toute son importance dans le traitement des données à caractère personnel. En l’occurrence, il nous semble utile de vous présenter à ce stade nos activités et notre vision, ainsi que notre relation avec nos partenaires.
Nous avons pour mission de favoriser et de développer un pôle de rencontres et d’échanges en vue de la promotion des activités économiques, commerciales et industrielles, scientifiques, culturelles ou de loisir notamment à travers le territoire et les divers bâtiments qui nous ont été concédés par la Ville de Bruxelles. A cette fin, nous développons toutes les activités utiles ou nécessaires, notamment toutes prestations de services se rattachant directement ou indirectement à l’organisation de foires & salons, congrès, colloques, expositions, concerts, festivals et autres évènements. Dans le cadre de notre mission, nous tâchons également de toujours améliorer l’expérience du client lors de sa visite sur notre site. C’est dans la poursuite de ces objectifs que nous construisons notre activité, entourés d’un certain nombre de partenaires.
Toujours dans le souci d’offrir un catalogue varié d’activités, nous avons également pour objectif d’offrir un service complet aux organisateurs d’évènements afin d’attirer des évènements éclectiques pouvant intéresser tant le grand public que des groupes spécifiques. De manière plus large, et eu égard à notre position particulière, nous réalisons un travail important de coordination entre les évènements et de stratégie globale visant à atteindre notre mission principale. Nous avons par ailleurs un pouvoir de décision dans le choix des évènements organisés et nous tentons d’adopter une stratégie cohérente avec notre volonté de développer les sites qui nous ont été confiés.
De cette position particulière découle un constat : lorsqu’une personne concernée commande un titre d’accès à un évènement, elle est liée tant à Brussels Expo qu’à l’organisateur de l’évènement auquel elle souhaite assister. Ces deux entités distinctes présentent par conséquent toutes deux la qualité de responsable du traitement définie plus haut.
Pour cette raison, pour votre parfaite information, vous êtes invité à prendre connaissance de notre politique de confidentialité d’une part et, d’autre part, de celle de l’organisateur de l’évènement auquel vous souhaitez assister.
5. Que couvre notre politique de confidentialité ?
La présente politique de confidentialité a pour but de vous informer sur les données que nous collectons, la manière dont ces données sont traitées ainsi que la raison de ces traitements. Nous souhaitons, par le biais de cette politique, vous informer de nos engagements et de vos droits eu égard à la protection de vos données à caractère personnel.
Notre politique couvre l’intégralité des données à caractère personnel collectées par Brussels Expo dans le cadre de l’ensemble de ses activités, à savoir : foires & salons, congrès, colloques, expositions, concerts, festivals et autres évènements via l’un des moyens suivants :
- Site internet www.brussels-expo.com ;
- Site internet www.bsf.be ;
- Site internet www.palais12.be ;
- Site internet www.la-madeleine.be ;
- Données à caractère personnel collectées lorsque vous participez à une enquête ou à un concours ;
- Données à caractère personnel collectées lorsque vous achetez ou obtenez un ticket de parking sur la plateforme de parking de Brussels Expo : https://parking.tickets.brussels-expo.com ;
- Données à caractère personnel collectées lorsque vous achetez ou obtenez un ticket pour un évènement via la billetterie de Brussels Expo (à savoir des liens créés spécifiquement pour chaque évènement et renvoyant vers la plateforme de ticketing sous l’une des formes suivantes d’URL xxx.tickets.brussels-expo.com ou xxx.ticketlive.be ou tout autre URL se référant à la billetterie de Brussels Expo).
En nous communiquant des données à caractère personnel par l’un de ces moyens ou par tout autre moyen, vous vous engagez à nous fournir des informations exactes vous concernant.
6. Quels sont nos principes en matière de protection des données ?
Nous accordons de l’importance à vos données à caractère personnel et à votre vie privée. Votre confiance en nous est une priorité. Nous tâchons de traiter vos données avec licéité, transparence, loyauté et responsabilité. Nous mettons tout en œuvre pour adopter les mesures organisationnelles et techniques adaptées à la protection de vos données. Enfin, nous nous efforçons de collecter le minimum de données possible en vue de réaliser nos finalités.
7. Quelles données collectons-nous, comment les traitons nous et pourquoi ?
7.1 Nous ne traitons pas de données sensibles relatives à l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. Nous ne traitons pas de données génétiques ou biométriques. Dans l’hypothèse où il serait envisagé de traiter une donnée dite « sensible », vous seriez dûment informé auparavant.
7.2 L’achat de tickets est réservé aux personnes morales et aux personnes physiques ayant la capacité juridique de conclure un contrat ou, le cas échéant, qui ont reçu l’autorisation nécessaire de leurs parents ou tuteur (ou de toute personne exerçant l’autorité parentale).
7.3 Les données que nous collectons et traitons sont celles que vous nous transmettez volontairement à nous ou à l’un de nos sous-traitants ou partenaires. Pour certaines opérations sur les commandes, vous pourrez être amené à transmettre des données vous concernant à des tiers partenaires au travers de leurs propres services, plus spécifiquement lors des paiements que vous pourrez effectuer. Nous ne disposerons pas desdites données, leur collecte et leur traitement étant régis par les conditions propres à ces intervenants. Nous vous invitons à consulter leurs conditions avant de communiquer vos données.
- Données collectées : lorsque vous souhaitez commander un titre d’accès pour la première fois à un évènement organisé sur l’un de nos sites, nous vous offrons le choix d’une commande avec ou sans création d’un compte. Dans les deux hypothèses, nous collectons les informations suivantes :
- Civilité : Donnée d’identification obligatoire
- Nom, Prénom : données d’identification obligatoires
- Langue : donnée nécessaire à faciliter la communication avec vous
- Adresse e-mail : donnée obligatoire permettant de communiquer avec vous par e-mail et l’envoi de tickets électroniques.
- Numéro de téléphone : Donnée obligatoire qui nous permet de communiquer avec vous en cas de problème relatif à l’évènement. Cette donnée ne sera en aucun cas utilisée pour une autre raison.
- Date de naissance : donnée obligatoire qui nous permet de vérifier l’âge de nos clients, éviter la vente à des mineurs. Cette donnée est également indispensable à la réalisation de notre finalité principale qui est le développement de nos sites et ce, en ayant une vision globale des tranches d’âges des personnes qui assistent à chacun des évènements en vue d’adapter notre stratégie et notre programmation.
- Etc : la motivation justifiant toute éventuelle demande supplémentaire de données sera formulée au moment de la collecte de ces données.
- Au moment de l’achat ou de l’obtention d’un ticket de parking sur notre plateforme les données suivantes sont également collectées : nom, prénom, adresse e-mail et code postal.
- Finalités : Notre mission principale est le développement de nos sites et du plateau du Heysel par le biais, notamment, de l’organisation d’évènements. Dans le cadre de la réalisation de notre objet social, nous collectons et traitons les données susmentionnées afin de mener au mieux nos différentes missions et offrir une expérience et un service adaptés à vos attentes. Ces informations sont également indispensables à votre identification et à l’exécution de notre relation contractuelle. Le traitement de ces données permet l’envoi d’un ticket personnalisé ou non via e-mail, ainsi que des communications concernant l’évènement. Elles nous permettent de promouvoir nos activités, de vous communiquer nos offres et notre agenda. Elles nous permettent enfin d’évaluer les évènements organisés dans le cadre de notre stratégie globale : âge des visiteurs, localité, enquête de satisfaction, etc.
- Traitements : Les données à caractère personnel collectées sont, suivant le cas :
- Utilisées en vue de créer un compte à votre nom (sauf en cas d’achat rapide)
- Utilisées en vue d’émettre un ticket d’accès à l’évènement
- Utilisées en vue d’émettre un ticket de parking permettant le stationnement de votre véhicule sur l’un de nos parkings
- Insérées dans une base de données structurée
- Utilisées pour diverses raisons sécuritaires lors de votre visite sur l’un de nos sites
- Communiquées à l’organisateur de l’évènement pour lequel vous avez commandé un titre d’accès qui traite ces données en qualité de responsable du traitement distinct
- Conservées en vue de réaliser des évaluations en vue de l’amélioration de nos services
- Le cas échéant, vos données sont utilisées dans nos campagnes de marketing direct (= envoi de notre agenda, nos offres et promotions, etc.) lorsque vous ne vous y êtes pas opposé
- Utilisées en vue de réaliser des statistiques permettant d’améliorer notre stratégie globale d’organisation d’évènements
- Utilisées pour vous adresser le cas échéant une enquête de satisfaction après l’évènement en vue d’évaluer votre expérience et d’améliorer nos services
7.4 Données collectées lors d’un évènement : dans l’hypothèse où Brussels Expo fait installer des capteurs Wifi et des capteurs visuels afin de tracker, après cryptage, les mouvements de visiteurs lors d’un évènement, vous serez prévenus de ce traitement lors de l’entrée à l’évènement par le moyen d’un panneau informatif. Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Brussels Expo, celui des organisateurs et des exposants, ainsi que celui de nos visiteurs. Ces intérêts se recoupent. Le but est en effet d’améliorer la qualité de l’évènement en gérant au mieux les foules. Cela pourra permettre la réduction des temps d’attente dans les files, une adaptation des installations selon les besoins des visiteurs, une meilleure visibilité des exposants, une meilleure communication des informations aux visiteurs selon les affluences à des endroits précis, etc. Ce traitement est réalisé, entre autres, avec le matériel de sociétés tierces.
Le cas échéant, les données collectées sont, d’une part, les adresses Mac de votre appareil mobile qui sont quasi immédiatement cryptées et, d’autre part, des images par le biais de capteurs visuels qui ne permettent pas d’identifier un visiteur, les images étant floues et grises. Veuillez noter que la collecte de ces données ne permet pas de vous identifier. Ces données sont cryptées, agrégées, et utilisées en vue de la production d’un rapport statistique nous permettant de mieux comprendre les mouvements des visiteurs et de répondre au mieux à leurs besoins et à ceux des organisateurs/exposants.
Vous avez bien entendu la possibilité de vous opposer à ce traitement en inscrivant votre adresse MAC sur le site internet suivant : https://smart-places.org/mobile-location-analytics-opt-out/about-mobile-location-analytics-technology/
Veuillez noter que certains appareils mobiles utilisent une technologie qui implique la modification régulière de l’adresse MAC. Notre système d’opt-out devrait permettre un opt-out de votre appareil malgré ce changement d’adresse MAC. Vous pouvez en tout état de cause éviter ce tracking en coupant simplement votre Wifi.
8. Sur quelles bases traitons-nous vos données ?
- Exécution d’un contrat : En achetant un billet sur notre site internet, vous êtes liés par une relation contractuelle justifiant la collecte de vos données à caractère personnel en vue de l’exécution du contrat : vous communiquer votre ticket, vous donner accès à l’évènement et/ou à l’un de nos parkings suivant le cas, vous communiquer des informations relatives à l’évènement, gérer les lieux, etc.
- Intérêt légitime : Il est dans notre intérêt légitime de traiter vos données à caractère personnel pour des finalités dépassant le cadre du contrat nous liant. Il est dans notre intérêt légitime de faire la promotion de nos activités en vue de la réalisation de notre mission. Nous tâchons de traiter vos données sur la base de notre intérêt légitime de manière responsable et en minimisant les risques de violation de votre vie privée. Par exemple, nous nous engageons à ne contacter que des personnes ayant déjà acheté un ticket pour l’un des évènements organisés sur notre site et nous vous offrons la possibilité de vous opposer à ce type de traitement à tout moment et de manière aisée. Afin de garantir que nos campagnes de marketing direct ne violent pas votre droit à la vie privée, nous avons procédé à une réflexion sérieuse et à une mise en balance entre notre intérêt légitime et le risque de violation de votre vie privée afin d’évaluer la légitimité de notre intérêt. Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement.
- Obligation légale : Il est possible que nous soyons amenés à traiter vos données pour être en conformité avec une obligation légale trouvant sa source dans le droit de l’Union européenne ou dans le droit belge. Vous ne pouvez pas vous opposer à ce traitement.
- Consentement : Il est possible que nous demandions votre consentement pour certains traitements de vos données à caractère personnel. Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement.
9. Comment-protégeons nous vos données ?
Nous avons mis en place les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à la protection de vos données et proportionnelles aux risques de violation de vos droits. Nos mesures de sécurisation sont régulièrement évaluées et adaptées en vue de garantir en permanence un haut niveau de protection.
10. Avec qui partageons nous vos données ?
Nous nous engageons à ne pas transmettre ni vendre vos données à caractère personnel à des tiers autres que nos filiales, nos sous-traitants ou nos partenaires directs dont l’intervention est nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées.
Dans le cadre de l’organisation d’un évènement, nous partageons vos données à caractère personnel avec :
- L’organisateur de l’évènement pour lequel vous avez commandé un titre d’accès. L’organisateur de l’évènement est également responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Nous ne communiquons vos données à caractère personnel qu’aux organisateurs d’évènements pour lesquels vous avez commandé un titre d’accès et nous mettons à votre disposition, au moment de la collecte de vos données, la charte de protection de la vie privée de l’organisateur lorsqu’elle est disponible.
- Sous-traitants : Nous avons fait appel à des sociétés permettant l’organisation de notre activité. Ces sociétés ne traitent vos données à caractère personnel que sur la base de nos instructions expresses. Nous mettons tout en œuvre, dans la mesure du possible et du raisonnable, pour nous assurer que nos sous-traitants traitent vos données en conformité avec les normes légales applicables en la matière. L’accès à vos données à caractère personnel est limité aux données dont ils ont strictement besoin pour la réalisation de leurs tâches. Tous nos sous-traitants sont dans l’Espace économique européen et sont soumis aux normes légales susmentionnées en matière de protection des données.
Vos données à caractère personnel ne sont envoyées vers un pays tiers que dans la mesure où l’organisateur de l’évènement a son siège social dans un pays tiers, sans représentant dans l’Union. Au jour de la publication de la présente charte, l’intégralité des organisateurs avec lesquels nous collaborons ont un établissement au sein de l’Union Européenne. Vous serez informé d’un éventuel transfert en dehors de l’Union Européenne lors de la commande de votre titre d’accès à l’évènement.
11. Combien de temps conservons-nous vos données ?
La durée de conservation des données dépend du traitement réalisé. La durée de conservation de vos données par Brussels Expo sera de 5 ans à partir du dernier achat effectué à l’exception des traitements fondés sur notre intérêt légitime (5 ans à partir du dernier contact) et des traitements justifiés par des obligations légales auxquelles nous serions soumis. Nous ne conservons pas vos données de paiement.
12. Quels sont vos droits ?
Vous êtes le maître de vos données. Nous mettons tout en œuvre pour garantir le respect de vos droits. Pour une meilleure gestion de vos données à caractère personnel, sachez que vous avez :
Un droit d’information : Le droit d’être informé en toute transparence et clarté du traitement de vos données à caractère personnel ainsi que des droits qui vous sont reconnus en la matière ce que nous tâchons de réaliser par la publication de la présente charte et en nous tenant à votre disposition pour toute information complémentaire.
Un droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou non traitées par nous et d’accéder à ces données ainsi qu’à toutes les informations pertinentes à leur traitement.
Un droit de rectification : Lorsque vous constatez que les données à caractère personnel vous concernant sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de nous demander de les compléter ou de les rectifier, le cas échéant, en nous communiquant une déclaration complémentaire.
Un droit à l’effacement : Dans certaines hypothèses, vous avez le droit de nous demander d’effacer les données à caractère personnel vous concernant.
Un droit à la limitation du traitement : Dans certaines situations, vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel à la simple conservation.
Un droit d’opposition : lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur l’intérêt légitime de Brussels Expo, vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce traitement.
Un droit à la portabilité : Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés, vous avez le droit de demander ces données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous pouvez demander à ce que ces données soient communiquées à un autre responsable du traitement.
Nous tâchons de donner suite à vos demandes d’exercice de vos droits de la manière la plus rapide et efficace possible. Nous vous informons cependant que dans certaines situations décrites dans les normes légales applicables en la matière, nous avons le droit de refuser l’exercice de certains droits lorsque la situation le justifie. Nous tâcherons dès lors de vous communiquer notre refus motivé afin de vous permettre de comprendre la raison pour laquelle nous ne pouvons pas donner suite de manière favorable à votre demande.
Nous vous invitons à exercer vos droits par e-mail à l’adresse : [email protected].
Important : avant de nous communiquer vos données à caractère personnel, gardez à l’esprit qu’en cas de demande d’exercice d’un droit, nous sommes tenus de communiquer les données à caractère personnel vous concernant. A cette fin, notre pouvoir de vérification de l’identité de la personne à l’origine de la demande est limité. En conformité avec notre principe de limitation de la collecte des données aux données strictement nécessaires à la réalisation de nos finalités, nous tâchons de ne pas collecter plus de données pour la vérification de vos données que celles déjà en notre possession. Nous considérons donc que toute demande d’exercice de vos droits émanant de votre compte ou de votre adresse e-mail enregistrée démontre à suffisance votre identité. Nous vous invitons à vous enregistrer avec une adresse e-mail qui vous est propre et d’être attentif à la protection de cette adresse.
13. Où pouvez-vous déposer plainte en cas de violation ?
En cas de problème, nous vous invitons bien entendu à prendre contact avec nous via l’adresse [email protected] afin que nous puissions vous assister au mieux. En tout état de cause, vous avez le droit de déposer plainte auprès de l’autorité de protection des données. Plus d’infos sur https://www.autoriteprotectiondonnees.be.
14. Mise à jour de notre politique en matière de vie privée
Notre politique en matière de protection de la vie privée peut faire l’objet de futurs élargissements ou adaptations, par exemple en cas de nouveaux développements. Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette politique de protection de la vie privée.
Date de la dernière mise à jour : 06/09/2023
1. Inleiding
Brussels Expo stelt uw interesse voor haar producten, diensten en website op prijs. Wij vinden het belangrijk dat u weet hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en bewaren. Wij streven ernaar om dat steeds met respect voor uw rechten te doen. Wij willen ook dat u inlicht bent over uw rechten. Daarom vragen wij u om deze privacyverklaring aandachtig te lezen. Als u nog vragen hebt over de verwerking van uw gegevens neem dan contact met ons op via het adres [email protected].
2. Welk wettelijk kader bestaat er op dit vlak?
Hoewel we ernaar streven garanties te bieden die verder gaan dan het toepasselijke wettelijke kader op dit gebied, hebben we de nodige organisatorische en technische maatregelen genomen om te voldoen aan de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27/04/2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna “AVG”).
3. Welke begrippen zijn nuttig voor het begrijpen van deze privacyverklaring?
- Betrokken persoon: een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van bepaalde informatie. Dit is de persoon waarvan de persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker die in zijn opdracht de persoonsgegevens verwerkt. In dit geval betreft het onder anderen: onze bezoekers, de personen die contactformulieren op een van onze websites invullen, de personen die een ticket kopen voor een evenement dat wordt georganiseerd op onze site of een parkeerticket, elke andere persoon van wie de persoonsgegevens aan ons worden meegedeeld enz.
- Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (= de betrokken persoon). Deze definitie is breed, aangezien een gegeven als persoonsgegeven wordt beschouwd van zodra het een natuurlijke persoon direct (naam, voornaam, foto enz.) of indirect (e-mailadres, klantnummer, werknemersnummer enz.) kan identificeren. Als in deze privacyverklaring wordt verwezen naar ‘gegevens’, bedoelen we persoonsgegevens.
- Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés. Ook hier is de definitie breed. Elke bewerking van persoonsgegevens vormt een verwerking: verzamelen, raadplegen, bewaren, versturen, wijzigen, wissen enz.
- Verwerkingsverantwoordelijke: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of een andere instelling die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Dit is de persoon die beslist over de reden waarom uw gegevens worden verzameld en verwerkt. Dit is uw aanspreekpunt en de persoon die verantwoordelijk zal worden gesteld voor het naleven van de geldende normen op het gebied van gegevensbescherming.
- Verwerker: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of een andere instelling die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. De verwerker beslist niet over de reden waarom een verwerking wordt uitgevoerd, hij voert het uit in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke.
4. Wie zijn wij?
De vzw Tentoonstellingspark van Brussel, afgekort ‘Brussels Expo’, heeft haar hoofdkantoor in B-1020 Brussel, Belgiëplein 1. BTW: BE0406.655.573.
Elke natuurlijke of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt, moet bepalen of hij/zij deze gegevens verwerkt in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke of verwerker. Dat onderscheid is zeer belangrijk bij de verwerking van persoonsgegevens. Het lijkt ons hierbij dan ook nuttig om u in dit stadium kort uitleg te geven over onze activiteiten, visie en relatie met onze partners.
Het is onze opdracht om een centrum voor ontmoeting en uitwisseling te bevorderen en te ontwikkelen door het stimuleren van economische, commerciële, industriële, wetenschappelijke, culturele en recreatieve activiteiten, met name via het grondgebied en de diverse gebouwen die de Stad Brussel ons heeft toegewezen. Daartoe ontwikkelen wij alle nuttige of noodzakelijke activiteiten, met name alle dienstprestaties die direct of indirect verband houden met de organisatie van jaarbeurzen en salons, congressen, conferenties, tentoonstellingen, concerten, festivals en andere evenementen. In het kader van onze opdracht streven wij er ook voortdurend naar om de klantervaring bij het bezoeken van onze site te verbeteren. Om die doelstellingen te realiseren, bouwen wij onze activiteiten op in samenwerking met een aantal partners.
Wij willen een gevarieerde waaier aan activiteiten op het programma zetten. Daarom willen we ook een totaalservice te bieden aan evenementenorganisatoren. Zo hopen we uiteenlopende evenementen aan te trekken die zowel het grote publiek als specifieke doelgroepen kunnen interesseren. In bredere zin, en gezien onze bijzondere positie, verwezenlijken wij een belangrijke coördinerende taak tussen de evenementen en op het vlak van globale strategie, met het oog op het realiseren van onze hoofdopdracht. Bovendien hebben wij beslissingsbevoegdheid in de keuze van de georganiseerde evenementen, en proberen wij een strategie te hanteren die aansluit bij onze wens om de aan ons toevertrouwde sites uit te bouwen.
Vanuit die bijzondere positie stellen we vast dat een betrokken persoon die een toegangsbewijs bestelt voor een evenement, verbonden is met zowel Brussels Expo als met de organisator van het evenement dat hij wil bezoeken. Die twee aparte entiteiten hebben bijgevolg allebei de hoedanigheid van de hiervoor omschreven verwerkingsverantwoordelijke.
Om perfect op de hoogte te zijn, vragen wij u dan ook om niet alleen onze privacyverklaring te lezen, maar ook dat van de organisator van het evenement dat u wilt bezoeken.
5. Wat valt er onder deze privacyverklaring?
Deze privacyverklaring is bedoeld om u te informeren over welke gegevens we over u verzamelen, waarom we die verzamelen en hoe we die verwerken. Via deze privacyverklaring willen wij u informeren over onze verplichtingen en uw rechten met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens.
Onze privacyverklaring heeft betrekking op alle persoonsgegevens die Brussels Expo verzamelt in het kader van al haar activiteiten, namelijk; jaarbeurzen en salons, congressen, conferenties, tentoonstellingen, concerten, festivals en andere evenementen, via één van de volgende middelen:
- Website www.brussels-expo.com
Website www.bsf.be
Website www.palais12.be
Website www.la-madeleine.be - Persoonsgegevens die worden verzameld als u deelneemt aan een enquête of wedstrijd;
- Persoonsgegevens die worden verzameld wanneer u een parkeerticket koopt of verkrijgt op het parkingplatform van Brussels Expo, met name: https://parking.tickets.brussels-expo.com
- Persoonsgegevens die worden verzameld wanneer u een ticket voor een evenement koopt of verkrijgt via de ticketdienst van Brussels Expo (d.w.z. links die specifiek voor elk evenement worden gecreëerd en die verwijzen naar het ticketplatform in een van de volgende vormen van URL xxx.tickets.brussels-expo.com of xxx.ticketlive.be of een andere URL die verwijst naar de ticketdienst van Brussels Expo).
Door via één van deze middelen of via elk ander middel persoonsgegevens aan ons door te geven, verbindt u zich ertoe correcte gegevens over uzelf te geven.
6. Welke principes hanteren wij op het gebied van gegevensbescherming?
Wij hechten veel belang aan uw persoonsgegevens en privacy. Uw vertrouwen in ons is een prioriteit. Wij streven ernaar om uw gegevens op een rechtmatige, transparante, behoorlijke en verantwoordelijke manier te behandelen. Wij stellen alles in het werk om de juiste organisatorische en technische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beschermen. We doen al het mogelijke om ons te beperken tot het verzamelen van gegevens die absoluut noodzakelijk zijn in verband met het realiseren van onze doelstellingen.
7. Welke gegevens verzamelen wij, hoe verwerken we die gegevens en waarom?
7.1 Wij verwerken geen gevoelige gegevens met betrekking tot ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. We verwerken geen genetische of biometrische gegevens. In het geval dat de verwerking van een zogenaamd “gevoelig” gegeven wordt overwogen, dan zal u daar voorafgaand correct over worden geïnformeerd.
7.2 De aankoop van tickets is voorbehouden aan natuurlijke en rechtspersonen die de juridische capaciteit hebben om een overeenkomst aan te gaan of, indien van toepassing, de benodigde toestemming hebben gekregen van hun ouders of voogd (of elke persoon die het ouderlijk gezag uitoefent).
7.3 De gegevens die wij verzamelen en verwerken zijn de gegevens die u vrijwillig doorgeeft aan ons of aan één van onze verwerkers of partners. Voor bepaalde verrichtingen bij bestellingen kan worden gevraagd om gegevens over uzelf door te geven aan derde partners via hun eigen diensten, meer specifiek bij betalingen die u zult kunnen uitvoeren. Wij zullen niet over die gegevens beschikken, aangezien de verzameling en behandeling ervan worden beheerst door de specifieke voorwaarden van die derde partijen. Wij verzoeken u om hun voorwaarden te raadplegen voordat u uw gegevens aan hen doorgeeft.
- Verzamelde gegevens: Als u voor het eerst een toegangsbewijs wilt bestellen voor een evenement dat wordt georganiseerd op een van onze sites, bieden wij u de keuze tussen een bestelling met of zonder aanmaak van een account. In beide gevallen verzamelen wij de volgende gegevens:
- Aanspreektitel: verplicht identificatiegegeven.
- Naam, Voornaam: verplichte identificatiegegevens.
- Taal: gegeven dat nodig is om de communicatie met u te vergemakkelijken.
- E-mailadres: verplicht gegeven, waardoor we per e-mail kunnen communiceren en e-tickets kunnen versturen.
- Telefoonnummer: Een verplicht gegeven waarmee we contact met u kunnen opnemen in geval zich problemen voordoen met betrekking tot het evenement. Dit gegeven wordt op generlei wijze gebruikt voor enig ander doeleinde.
- Geboortedatum: verplicht gegeven waarmee we de leeftijd van onze klanten kunnen controleren en de verkoop aan minderjarigen kunnen voorkomen. Dit gegeven hebben we ook nodig voor het verwezenlijken van ons hoofddoel, namelijk de ontwikkeling van onze locaties want het levert ons een algemeen beeld van de leeftijdscategorieën van mensen die onze evenementen bezoeken. Zo kunnen we onze strategie en programmering bijsturen.
- Enz. : de reden waarom we soms nog andere gegevens vragen, wordt geformuleerd op het moment zelf waarop de gegevens worden verzameld.
- Wanneer u een parkeerticket koopt of verkrijgt via ons platform, worden ook de volgende gegevens verzameld: naam, voornaam, e-mailadres en postcode.
- Doeleinden: Onze hoofdopdracht is de ontwikkeling van onze locaties, o.a. door de organisatie van evenementen. Met het oog op de verwezenlijking van ons maatschappelijk doel verzamelen en verwerken wij de hiervoor vermelde gegevens om onze verschillende opdrachten optimaal te kunnen uitvoeren, en ervaring en service te kunnen bieden die is afgestemd op uw verwachtingen. Deze informatie is ook essentieel om u te kunnen identificeren en onze contractuele relatie te kunnen uitvoeren. Dankzij de verwerking van deze gegevens kunnen wij u per e-mail een al dan niet persoonlijk ticket sturen, evenals informatie over het evenement. Ook kunnen we dankzij deze gegevens onze activiteiten promoten, en u op de hoogte houden van onze aanbiedingen en agenda. Tot slot gebruiken we de gegevens ook om de georganiseerde evenementen te evalueren in het kader van onze algemene strategie: leeftijd van de bezoekers, locatie, tevredenheidsenquête enz.
- Verwerkingen: De verzamelde persoonsgegevens worden, afhankelijk van het geval:
- gebruikt om een account aan te maken op uw naam (behalve bij een snelaankoop);
- gebruikt om een toegangsbewijs te kunnen aanmaken voor het evenement;
- gebruikt om een parkeerticket uit te geven waarmee uw voertuig geparkeerd kan worden op een van onze parkings;
- opgenomen in een gestructureerde database;
- gebruikt om diverse veiligheidsredenen tijdens uw bezoek aan een van onze sites;
- doorgegeven aan de organisator van het evenement waarvoor u een toegangsbewijs hebt besteld die de gegevens verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke;
- bewaard om evaluaties te verrichten teneinde onze diensten te optimaliseren;
- gebruikt, indien van toepassing, bij onze directmarketingcampagnes (= versturen van onze agenda, aanbiedingen en promoties enz.) als u daar geen bezwaar tegen hebt gemaakt;
- gebruikt om statistieken aan te maken waarmee we onze algemene strategie voor het organiseren van evenementen kunnen verbeteren;
- gebruikt om u na het evenement een tevredenheidsenquêtes te sturen. Uw mening wordt gebruikt om de kwaliteit van onze diensten te verbeteren en aan te passen.
7.4 Gegevens verzameld tijdens een evenement: indien Brussels Expo wifi-sensoren en visuele sensoren installeert om, na codering, de bewegingen van de bezoekers tijdens een evenement te volgen, wordt u bij het betreden van het evenement via een informatiepaneel op de hoogte gebracht van deze verwerking. Deze verwerking is gebaseerd op de gerechtvaardigd belangen van Brussels Expo, de organisatoren en exposanten, alsook die van onze bezoekers. Deze belangen overlappen elkaar. Het doel is om de kwaliteit van het evenement te verbeteren door de drukte beter te beheren. Dit kan leiden tot kortere wachttijden in de wachtrijen, faciliteiten die aangepast zijn aan de behoeften van de bezoekers, een betere zichtbaarheid voor de exposanten, een betere communicatie van informatie aan de bezoekers op basis van het aantal bezoekers op bepaalde punten, enz. Deze verwerking wordt onder andere uitgevoerd met behulp van apparatuur van derde bedrijven.
Waar van toepassing zijn de verzamelde gegevens enerzijds de Mac-adressen van uw mobiele apparaat die vrijwel onmiddellijk worden versleuteld en anderzijds beelden via visuele sensoren waarmee een bezoeker niet kan worden geïdentificeerd omdat de beelden wazig en grijs zijn. Houd er rekening mee dat u door het verzamelen van deze gegevens niet kunt worden geïdentificeerd. Deze gegevens worden gecodeerd, samengevoegd en gebruikt om een statistisch rapport op te stellen waarmee we de bezoekersbewegingen beter kunnen begrijpen en zo goed mogelijk kunnen inspelen op hun behoeften en die van de organisatoren/exposanten.
U kunt natuurlijk bezwaar maken tegen deze verwerking door uw MAC-adres in te voeren op de volgende website: https://smart-places.org/mobile-location-analytics-opt-out/about-mobile-location-analytics-technology/
Houd er rekening mee dat sommige mobiele apparaten gebruikmaken van technologie waarbij het MAC-adres regelmatig moet worden gewijzigd. Ons opt-out systeem zou u in staat moeten stellen om u af te melden voor uw apparaat ondanks deze MAC-adreswijziging. In ieder geval kunt u deze tracering voorkomen door simpelweg uw Wifi uit te schakelen.
8. Op welke basis verwerken wij uw gegevens?
- Uitvoering van een overeenkomst: Door op onze website een ticket te kopen, bent u gebonden door een contractuele relatie die het verzamelen en de verwerking van uw persoonsgegevens met het oog op de uitvoering van het contract rechtvaardigt: uw ticket verzenden, u toegang geven tot het evenement en/of een van onze parkeerplaatsen (naar gelang van de situatie) , u informatie geven over het evenement indien gewenst, het beheer van de locaties enz.
- Gerechtvaardigd belang: Het is in ons gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens te verwerken voor doeleinden die ruimer zijn dan het kader van het contract. Het is in ons gerechtvaardigd belang om onze activiteiten te promoten met het oog op het bereiken van onze missie. We streven ernaar om uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang op een verantwoorde manier te verwerken en door de risico’s op schending van uw privacy tot een minimum te beperken. Bijvoorbeeld, wij verbinden ons ertoe om alleen contact op te nemen met personen die al een ticket hebben gekocht voor een van de evenementen die op onze site worden georganiseerd en wij bieden u de mogelijkheid om eenvoudig en op elk moment bezwaar te maken tegen dit type verwerking. Om ervoor te zorgen dat onze direct-marketingcampagnes uw recht op privacy niet schenden, hebben we ons gerechtvaardigd belang zorgvuldig afgewogen tegen het risico van schending van uw privacy om de gerechtvaardigdheid van ons belang te beoordelen. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen deze verwerking.
- Wettelijke verplichting: Het is mogelijk dat wij uw gegevens moeten verwerken om te voldoen aan een wettelijke verplichting die haar oorsprong vindt in het recht van de Europese Unie of in het Belgische recht. Tegen deze verwerking kunt u geen bezwaar maken.
- Toestemming: Voor bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens kunnen wij uw toestemming vragen. U kunt op elk moment uw toestemming intrekken.
9. Hoe beschermen wij uw gegevens?
Wij hebben alle technische en organisatorische maatregelen genomen die, in verhouding met de risico’s op de schending van uw rechten, nodig zijn voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Onze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig geëvalueerd en aangepast om steeds een hoog beschermingsniveau te garanderen.
10. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij verbinden ons ertoe om uw persoonsgegevens niet door te geven of te verkopen aan derden ander dan onze dochtermaatschappijen, verwerkers of directe partners waarvan de tussenkomst noodzakelijk is om de hiervoor vermelde doelstellingen te realiseren.
In het kader van de organisatie van een evenement delen wij uw persoonsgegevens met:
- De organisator van het evenement waarvoor u een toegangsbewijs hebt besteld. De organisator van het evenement is ook verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij geven uw persoonsgegevens alleen door aan de organisatoren van de evenementen waarvoor u een toegangsbewijs hebt besteld, en wij zorgen ervoor dat u de privacyverklaring (indien beschikbaar) van de organisator in kwestie kunt raadplegen op het moment waarop uw gegevens worden verzameld.
- Verwerkers: Wij schakelen bedrijven in voor het organiseren van onze activiteiten. Deze bedrijven verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van onze expliciete instructies. Wij stellen alles in het werk, in de mate van het mogelijke en het redelijke, om ervoor te zorgen dat onze verwerkers uw gegevens verwerken conform de geldende wettelijke normen. De toegang tot uw persoonsgegevens wordt beperkt tot de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun taken. Al onze verwerkers zijn gevestigd in de Europese Economische Ruimte en zijn onderworpen aan de wettelijke en reglementaire normen voor gegevensbescherming.
Wij versturen uw persoonsgegevens alleen naar een derde land als de organisator van het evenement zijn hoofdvestiging in een derde land heeft zonder vertegenwoordiger in de Europese Unie. Bij de publicatie van de privacyverklaring hebben alle organisatoren met wie we samenwerken, een vestiging in de Europese Unie. U wordt ingelicht over een eventuele gegevensoverdracht buiten de Europese Unie bij het bestellen van uw toegangsbewijs voor het evenement.
11. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
De periode gedurende welke de persoonsgegevens zullen worden opgeslagen is afhankelijk van de uitgevoerde verwerking. Brussels Expo bewaart uw gegevens gedurende vijf jaar vanaf uw laatste aankoop, met uitzondering van de verwerkingen op grond van ons gerechtvaardigd belang (vijf jaar vanaf het laatste contact) en de verwerkingen die zijn gerechtvaardigd door de wettelijke verplichtingen waaraan wij moeten voldoen. Uw betaalgegevens bewaren wij niet.
12. Wat zijn uw rechten?
U bent zelf de baas over uw gegevens en hun verwerking. Wij stellen alles in het werk om uw rechten gegarandeerd te respecteren. Om uw persoonsgegevens optimaal te kunnen beheren, beschikt u over de volgende rechten:
- Recht op informatie: U hebt het recht om op een transparante en duidelijke manier te worden geïnformeerd over de verwerking van uw persoonsgegevens en de aan u toegekende rechten op dit vlak. Wij proberen dit te realiseren door middel van de publicatie van deze privacyverklaring en door steeds klaar te staan om u bijkomende informatie te geven.
- Recht van inzage: U hebt het recht om de bevestiging te krijgen dat uw persoonsgegevens al dan niet door ons worden verwerkt, en om inzage te krijgen in deze gegevens en in alle andere gegevens die van belang zijn voor hun verwerking.
- Recht op rectificatie: Als u vaststelt dat de persoonsgegevens over u onjuist of onvolledig zijn, hebt u het recht om ons te vragen om uw gegevens aan te vullen of, indien nodig, te rectificeren door ons de aanvullende informatie te bezorgen.
- Recht op gegevenswissing: In bepaalde gevallen hebt u het recht om ons te vragen om uw persoonsgegevens uit ons bestand te verwijderen.
- Recht op beperking van de verwerking: In bepaalde gevallen hebt u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken tot alleen het bewaren ervan.
- Recht van bezwaar: Als de verwerking van uw persoonsgegevens berust op het gerechtvaardigd belang van Brussels Expo, hebt u het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen deze verwerking.
- Recht op overdraagbaarheid: Als de verwerking van uw persoonsgegevens berust op uw toestemming of op een contract, en wordt uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedures, hebt u het recht om uw persoonsgegevens op te vragen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. U kunt vragen om uw gegevens door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Wij streven ernaar om zo snel en efficiënt mogelijk gevolg te geven aan uw verzoeken tot uitoefening van uw rechten. Wij melden u echter wel dat wij in bepaalde gevallen, die beschreven staan in de wettelijke normen op dit gebied, het recht hebben om de uitoefening van bepaalde rechten te weigeren indien de situatie dat rechtvaardigt. Wij zullen u een gemotiveerde weigering sturen zodat u kunt begrijpen waarom wij geen positief gevolg kunnen geven aan uw verzoek.
Wij verzoeken u om uw rechten uit te oefenen per e-mail aan het volgende adres: [email protected].
Belangrijk: Bedenk voordat u ons uw persoonsgegevens meedeelt, dat wij in het geval van uitoefening van een recht uw persoonsgegevens moeten bekendmaken. Hiertoe is onze macht om de identiteit te controleren van de persoon die het verzoek indient beperkt.. In overeenstemming met ons principe om de gegevensverzameling te beperken tot de gegevens die absoluut noodzakelijk zijn voor het realiseren van onze doeleinden, proberen wij voor het controleren van uw gegevens niet meer gegevens te verzamelen dan de gegevens die we al in ons bezit hebben. Wij gaan er dan ook van uit dat elk verzoek tot uitoefening van uw rechten via uw account of het door u geregistreerde e-mailadres uw identiteit voldoende aantoont. Wij verzoeken u om u te registreren met uw eigen e-mailadres en aandacht te schenken aan de beveiliging van dit adres.
13. Waar kunt u een klacht indienen in het geval van schending van uw recht?
Bij problemen kunt u altijd contact met ons opnemen via het adres [email protected] . Wij proberen u zo goed mogelijk te helpen. U hebt ten allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Meer info op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
14. Bijwerking van onze privacyverklaring
Ons beleid op het gebied van bescherming van de privacy kan in de toekomst steeds worden uitgebreid of aangepast, bijvoorbeeld bij nieuwe ontwikkelingen. Wij adviseren u dan ook om het regelmatig te raadplegen.
Datum laatste bijwerking: 06/09/2023
1. Introduction
Brussels Expo appreciates your interest in its products, services and website. We want you to know how we collect, process and store your personal data, which we aim to do with respect for your rights. We also want you to be informed of these rights. For this reason, we invite you to read this policy carefully. If you have any questions at all about the processing of your data, we invite you to contact us at the address “[email protected]”.
2. What is the legal framework in this matter?
Although we try to offer guarantees going beyond the applicable legal framework in this matter, we have taken organisational and technical measures to meet the provisions of the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27/04/2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (hereafter “GDPR”).
3. What concepts will be useful for you in understanding this policy?
Data subject: a natural person who can be directly or indirectly identified by information. This is a person whose personal data is collected and processed by a data controller or on its behalf. In practice, it means any natural person whose personal data we process: our visitors; people who fill in contact forms on one of our websites; people who buy tickets for events organised at our site or a parking ticket; any other person whose personal data is given to us, etc.
Personal data: all information relating to an identified or identifiable natural person (= the data subject). This definition is broad because data is considered to be personal as soon as it allows a natural person to be identified either directly (last name, first name, picture, etc.) or indirectly (e-mail address, customer number, employee number, etc.). When reference is made to “data” in this policy, we mean personal data.
Processing: any operation or set of operations, whether or not performed by automated means, applied to personal data or sets of data. Here, too, the definition is broad. Any manipulation of personal data constitutes processing: collection, consultation, storage, disclosure by transmission, alteration, erasure, etc.
Controller: the natural or legal person, public authority, agency or other body which determines the purposes and means of the processing of personal data. This is the person who decides why your data is collected and processed. It is your point of contact and the person who will be held responsible for complying with the data protection regulations in force.
Processor: the natural or legal person, public authority, agency or other body which processes personal data on behalf of the controller. The processor does not decide why processing is carried out, it merely carries it out for a controller.
4. Who are we ?
The not-for-profit association Parc des Expositions de Bruxelles, known in abbreviated form as “Brussels Expo”, has its registered seat at 1, Place de Belgique, B-1020 Brussels. VAT nº: BE 0406.655.573.
Each person or organisation processing personal data must determine whether it is processing this data as a controller or a processor. This distinction in the processing of personal data is very important. It seems appropriate for us at this stage to present you with our activities and vision, as well as our relationship with our partners.
Our mission is to promote and develop a meeting venue highlighting economic, commercial, industrial, scientific, cultural, and entertainment activities, particularly through the various sites we have been granted by the City of Brussels. For this purpose, we carry out all activities we consider useful or necessary, particularly providing all services directly or indirectly connected to the organisation of fairs and shows, congresses, conferences, exhibitions, concerts, festivals and other events. Part of our mission is also to continually improve the experience of customers visiting our site. We establish our activities in pursuit of these aims, supported by several partners.
We are always concerned to offer a diversified programme of activities and we also aim to offer a full service to event organisers in order to attract diverse events that may be of interest both to the general public and to specific groups. More broadly and given our particular position, we perform an important task of coordinating the events and providing an overall strategy with a view to achieving our main mission. We also have the decision-making power in the choice of the events organised and we try to adopt a strategy coherent with our wish to develop the sites entrusted to us.
As a result of this particular position, when a data subject orders a ticket for an event, that person is linked both to Brussels Expo and to the organiser of the event that he or she wishes to attend. These two separate organisations are therefore both data controllers as defined above.
In order to obtain full information, you are therefore invited to read our privacy policy, on one hand, and, on the other, that of the organiser of the event that you wish to attend.
5. What does this policy cover?
The purpose of this policy is to inform you which data we collect, the way this data is processed and the reason for such processing. Through this policy, we inform you of our commitments and your rights concerning the protection of your personal data.
Our policy covers all personal data collected by Brussels Expo in the context of all its activities: fairs and shows, congresses, conferences, exhibitions, concerts, festivals and other events using the following means:
- Website brussels-expo.com
- Website www.bsf.be
- Website www.palais12.be
- Website www.la-madeleine.be
- Personal data collected when you take part in a survey or competition
- Personal data collected when you buy or obtain a parking ticket on the parking ticketing platform of Brussels Expo: : https://parking.tickets.brussels-expo.com
- Personal data collected when you buy or obtain a ticket for an event via the Brussels Expo ticketing service (i.e., links created specifically for each event and leading to the ticketing platform in one of the following URL forms xxx.tickets.brussels-expo.com or xxx.ticketlive.be or any other URL referring to the Brussels Expo ticketing service)
By providing us with your personal data by one of these means, or by any other means, you must provide us with accurate information about yourself.
6. What are our principles concerning data protection?
Your personal data and your privacy are important to us. It is priority for us that you trust us. We aim to process your data lawfully, in a transparent manner, faithfully and responsibly. We make every effort to adopt the appropriate organisational and technical measures to protect your data. Finally, we strive to collect as little data as possible in order to achieve our purposes.
7. The data we collect, how do we process it and why ?
7.1We do not process sensitive data in relation to racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, health or a natural person’s sex life or sexual orientation. We do not process genetic or biometric data. In the event that the processing of the so-called “sensitive” data proves to be strictly necessary, you would be duly informed in advance.
7.2 Tickets may only be purchased by legal entities and natural persons having the legal capacity to enter into a contract or, where applicable, who have the requisite consent from their parents or guardian (or any other individual exercising parental authority).7.3 The data we collect and process is the data that you have voluntarily given to us or one of our subcontractors or partners. For certain operations involving orders, you may give data about yourself to third parties via their own services – specifically when you make payments. We do not hold this data: its collection and processing are governed by the terms and conditions of these parties. We invite you to consult their terms and conditions before giving your.
- Data collected: when you wish to order a ticket for the first time for an event organised on one of our sites, we offer you the choice of placing an order with or without creating an account. In either case, we collect the following information:
- Title: Required identification data
- Last name, first name: required identification data
- Language: data necessary to make communication with you easier
- E-mail address: required data allowing communication with you by e-mail and the sending of electronic tickets.
- Telephone number: required data that allows us to communicate with you in case a problem related to the event occurs. This data will not be used for any other reason.
- Date of birth: required data allowing us to check the age of our customers, preventing sale to children. This data is also essential for achieving our main purpose which is the development of our sites because an overall view of the age groups of people attending each event helps us to adapt our strategy and programme.
- Etc: the reasons for any additional request for data will be provided when this data is collected.
- When purchasing or obtaining a parking ticket on our platform, the following data is also collected: last name, first name, e-mail address and postcode.
- Purposes: Our main mission is to develop our sites and the Heysel site, particularly via the organisation of events. In the context of achieving our corporate purpose, we collect and process the aforementioned data in order to carry out our different missions and to offer you an experience and a service that meet your expectations. This information is also essential for your identification and for the performance of our contractual relationship. The processing of this data makes it possible for a personalised ticket or not and other communication concerning the event to be sent by e-mail. This allows us to promote our activities, notifying you of offers and our programme . Finally, it allows us to evaluate the events organised as part of our overall strategy: age of visitors, location, satisfaction survey, etc.
- Processing: The personal data collected is, as the case may be:
- Used to create an account in your name (except in the case of quick purchasing)
- Used to issue an admission ticket for the event
- Used to issue a parking ticket allowing to park your vehicle in one of our car parks
- Entered in a structured database
- Used for various security purposes when you visit one of our sites
- Communicated to the organiser of the event for which you have booked an admission ticket, who processes this data as separate data controller
- Stored for the purpose of carrying out assessments concerning visits to our site with a view to improving our services
- As the case may be, your data is used in our direct marketing campaigns (= sending our programme, offers and promotions, etc.), provided you have not objected to this
- Used with a view to compiling statistics allowing us to improve our overall event organisation strategy
- Used to send you, where applicable, post-event satisfaction surveys to assess your experience and improve our services.
7.4 Data collected during an event: in the event that Brussels Expo has Wifi sensors and visual sensors installed in order to track, after encryption, the movements of visitors during an event, you will be informed of this processing when you enter the event by means of an information panel. This processing is based on the legitimate interests of Brussels Expo, the organisers and exhibitors, and our visitors. These interests overlap. The aim is to improve the quality of the event by better managing the crowds. This could mean shorter waiting times in queues, facilities adapted to visitors’ needs, greater visibility for exhibitors, better communication of information to visitors based on the number of visitors at specific points, etc. This processing is carried out, among other things, using the equipment of third-party companies.
Where applicable, the data collected is, on the one hand, the Mac addresses of your mobile device which are encrypted almost immediately and, on the other hand, images via visual sensors which do not allow a visitor to be identified as the images are blurred and grey. Please note that the collection of this data does not allow you to be identified. This data is encrypted, aggregated and used to produce a statistical report that enables us to better understand visitor movements and to respond as effectively as possible to their needs and those of the organisers/exhibitors.
You may, of course, object to this processing by registering your MAC address on the following website: https://smart-places.org/mobile-location-analytics-opt-out/about-mobile-location-analytics-technology/
Please note that some mobile devices use technology that requires the MAC address to be changed regularly. Our opt-out system should allow you to opt-out of your device despite this MAC address change. In any case, you can avoid this tracking by simply switching off your Wifi.
8. What is the basis for us processing your data?
- Performance of a contract: When you buy a ticket on our website, you are bound by a contractual relationship which justifies the collection of your personal data for the purpose of performing the contract: giving you your ticket, allowing you access to the event and/or one of our car parks as the case may be, giving you information about the event, managing venues, etc.
- Legitimate interest: We have a legitimate interest in processing your personal data for purposes going beyond the scope of the contract between us. We have a legitimate interest in promoting our activities in order to achieve our mission. We endeavour to process your data responsibly based on our legitimate interest, minimising the risks of your privacy being breached. For example, we undertake to contact only people who have already bought a ticket for one of the events organised on our site and to offer you the chance to object to this type of processing easily and at any time. To ensure that our direct marketing campaigns do not violate your right to privacy, we have carefully considered and balanced our legitimate interest against the risk of breach of your privacy in order to evaluate whether our interest is legitimate. You may object to this processing at any time.
- Legal obligation: We may need to process your data in order to comply with a legal obligation under European Union or Belgian law. You may not object to this processing.
- Consent: We may ask for your consent for some processing of your personal data. You may withdraw your consent at any time.
9. How do we protect your data ?
We have put in place the necessary technical and organisational measures necessary for the protection of your personal data and proportional to the risks of breach of your rights. Our security measures are regularly assessed and adapted in order to ensure a permanently high level of protection.
10. With whom do we share your data?
We undertake not to pass on or sell your personal data to third parties other than our subsidiaries, our subcontractors and our direct partners whose intervention is necessary to achieve the aforementioned purposes.
In the context of the organisation of an event, we share your personal data with:
- The organiser of the event for which you have ordered a ticket. The event organiser is also responsible for processing your personal data. We pass on your personal data only to the organiser of an event for which you have ordered a ticket and we provide you with the organiser’s privacy notice, when available, at the time your data is collected.
- Processors: we use other companies so that we can organise our activities. These companies process your personal data on the basis of our express instructions. We make every possible and reasonable effort to ensure that our processors process your data in accordance with the applicable legal regulations. Access to your personal data is limited to data strictly necessary for them to perform their tasks. All our processors are within the European Economic Area and are subject to the abovementioned data protection laws.
Your personal data will be sent to a third country only if an event organiser has its registered office in a third country and no representative in Europe. On the day this policy is published, all the organisers we work with have establishments within the European Union. You will be informed of any data transfer outside the European Union when you order your ticket for an event.
11. How long do we store your data?
The storage period depends on the processing carried out. Your data will be stored by Brussels Expo for five years from your last purchase, except for processing based on our legitimate interest (five years from the last contact with you) and processing justified by the legal obligations we are subject to. We do not store your payment data.
12. What are your rights?
You are in charge of your data. We make every effort to ensure your rights are respected. So that you can manage your personal data better, you need to know that you have:
Right to be informed: The right to be clearly and transparently informed about the processing of your personal data and your acknowledged rights concerning this matter. We try to achieve this by publishing this policy and by being available to provide any additional information you need.
Right of access: you have the right to obtain confirmation of whether personal data concerning you has been processed or not by us and to access this data, as well as any other information relevant to its processing.
Right to rectification: When you can show that the personal data concerning you is inaccurate or incomplete, you have the right to ask us to complete or rectify it as appropriate, by sending us an additional declaration.
Right to erasure: In certain circumstances, you have the right to ask us to erase personal data concerning you.
Right to restriction of processing: In certain situations you have the right to restrict the processing of your personal data to its storage.
Right to object: when the processing of your personal data is based on the legitimate interest of Brussels Expo, you have the right to object to this processing at any time.
Right to data portability: When the processing of your personal data is based on your consent or on a contract and it is carried out by automated means, you have the right to ask for this data in a commonly used, structured format readable by a machine. You can ask for this data to be given to another controller.
We aim to respond to your requests to exercise your rights as quickly and efficiently as possible. We inform you, though, that, in certain situations described in the applicable laws on this issue, we have the right to refuse to allow you to exercise certain rights when this is justified by the situation. We try to notify you of our refusal immediately, giving reasons, so you can understand why we cannot proceed with your request.
We invite you to exercise your rights by sending an e-mail to the address: [email protected].
Important: before you communicate your personal data to us, bear in mind that, if we receive a request to exercise one of your rights, we have no choice but to communicate personal data concerning you. For this purpose, our power to check the identity of the data subject behind the request is limited. In accordance with our principle of restricting data collection to the data strictly necessary for achieving our purposes, we try not to collect additional data in order to verify your identity. We therefore consider that any request to exercise your rights coming from your account or your registered e-mail address is sufficient evidence of your identity. We invite you to register with your own e-mail address and urge you to be careful with securing it.
13. Where can I complain if my rights are breached?
In the event of a problem, you can, of course, contact us at the address [email protected] so that we can assist you as best we can. In any case, you have the right to complain to the data protection authority. Further information on https://www.dataprotectionauthority.be.
14. Updates to our privacy policy
Our privacy policy may be subject to further expansion or adaptation, e.g., in the event of new developments. We advise you to consult this privacy policy regularly.
Date of the last update: 06/09/2023
